(1) 减少电子邮件处理时间。现代人沟通的最低级、最方便的工具之一是电子邮件，但许多人也花费大量时间阅读和处理电子邮件（或根本不阅读）。以下建议是我自己的实践经验，也提供给大家参考。 A。关闭即时通讯软件和电子邮件软件的提醒声音：这样，我工作时的注意力就不会被打扰。关掉之后，我感觉轻松多了。你不妨尝试一下。 b 减少每天查看电子邮件的次数：永熙每天在固定时间查看电子邮件，例如上午9 点和下午2 点。虽然检查邮件的次数减少了，但一旦进入邮箱，就需要处理完所有邮件才能离开。这也是批处理的一个概念。 C。将邮件内容写得很清楚：这样可以避免别人无法理解而再次发送邮件询问，从而增加不必要的信件数量。太长的信件必须分成几个要点，以便读者阅读。写完之后，应该再看一遍，以免漏掉意思，看看有没有什么可以补充的。这种方法会省去很多不必要的工作。沟通时间。 d.不要打开转发的信件：有些朋友会发送大量的转发信件（有趣的文章，投资信息）。如果您不想阅读它们，您可以使用电子邮件箱中的过滤器或电子邮件规则将它们分类为垃圾邮件。或者要求你的朋友不要再发送。对于值得阅读的信件或信息，请进入待读列表文件夹，有时间时慢慢阅读。不要将它们放入收件箱。 e.寻找垃圾邮件过滤能力较强的电子邮件服务：我使用的gmail服务和苹果的邮件程序都具有非常好的垃圾邮件过滤能力。我之前使用的yahoo.tw邮箱的垃圾邮件过滤能力很差。 f 创建自己的通讯录并批量发送信件：使用通讯录，您可以按类别批量发送信件。除了用于个人营销之外，还可以节省大量时间。 g 清除收件箱：我的电子邮件收件箱的收件箱部分会尽可能地被清除，这样当我打开电子邮件时，我将无法清楚地看到哪些内容没有被处理。不能立即完成的事情放在待办事项文件夹中，需要阅读的事情放在待读文件夹中，需要通过其他方式（电话、DIY）处理的事情放在你的文件夹中。自己的行动清单并完全清除。收件箱。这样，当您打开电子邮件时，只有最新的信件将始终存在于电子邮件中，这也可以节省大量识别时间。 h 了解电子邮件过滤器或电子邮件规则：设置一些过滤信件的规则。收到信件后，可以将部分信件分类到垃圾邮件区，以减少处理时间。永熙将设置规则处理部分好友转发的信件、网站的广告信件、新闻，并自动发送到不同的数据箱，以减少需要处理的信件数量。电子邮件是重要的异步通讯工具，但一定要用好它，以免一点一滴地窃取我们宝贵的时间。 (2)减少打电话的时间。时间管理专家曾统计过浪费时间的15大原因，排在第一位的是电话干扰。事实上，由于使用了很多工具进行沟通，永熙的电话次数已经越来越少。提前处理好杂事确实可以减少打电话的次数和通话时间，但是你还是需要有一些打电话的方法。我还将与您分享我使用的一些技术。 A。拥有完整的通讯录：很多人没有在电脑上创建通讯录的习惯。他们通常使用手写通讯录或手机上的通讯录。当他们反复写信或更换手机时，经常会错过重要的电话。 如果你能用好电脑里的通讯录软件，首先可以和手机同步，不用重新输入。其次，搜索速度很快，即使地址簿很大（我的地址簿有1,200 个条目）。当永熙收到名片时，如果很重要，他就会把名片录入通讯录，以便日后联系。虽然很费时间，但是非常重要。这是一个自我营销的时代，通讯录就是最好的营销辅助工具。 b 利用好免提听筒功能：一般办公电话都有一个非常实用的功能“免提听筒”（见上图红框），可以让我们解放双手继续处理事情同时等待对方接听电话，提高效率。 C。批量拨打电话，规划通话内容：制定电话清单，一次拨打多个电话；在打电话之前计划好要讨论的要点，这可以节省实际通话的时间。我的妻子经常提醒我在咨询别人之前先想清楚我想问的问题。这样我就尊重了对方并节省了双方的时间。 d.将纸和笔放在手机旁边：谈话时，不可避免地会有需要记录的信息。始终将纸和笔放在桌子上以便记录。手机应放在左手边（左撇子则为右手），以方便手写。 e 善用Skype和其他网络电话：Skype可以显着降低通讯成本。我经常使用Skype 拨打国际电话。现在还有Skype pro功能，可以让我们非常便宜地拨打国内长途电话。 F。改变用“你好吗？”打招呼的习惯：接到电话时，说“我可以帮助你”。这样的话可以减少打招呼的时间，是节省时间的好方法。 g 使用电子邮件或短信代替电话交谈：电话沟通需要两个人同时在场。有时简单的事情通过短信通知，复杂的事情先通过电子邮件写好，这样可以节省双方的时间。我们使用手机的习惯也可以认为是使用20/80规则。这是将时间花在重要事情上的更好方式。结论维持人际关系和时间管理看似矛盾，但我们必须仔细思考我们的沟通系统，才能找到合适的方法来实现有效的沟通和有效地利用时间。